FAXはなぜ時代遅れなのに廃止できないのか？理由を徹底調査！

FAXは、電話回線を使って紙の文書を送受信する通信手段です。

普及し始めたのは1980年代頃からで、書類や文書を手軽に送受信できることから、ビジネスシーンにおいて欠かせない存在となりました。

少し前までは、FAXつきの固定電話を置いている家庭も多かったため、使ったことがあるという方も多いのではないでしょうか。

しかし近年では、インターネットの急速な普及や電子メールの活用により、「FAXは時代遅れ」といった声も聞かれるようになりました。

SNS上ではこういった声もある一方で、依然としてさまざまな業界でFAXが使われています。

なぜ、「FAXは時代遅れ」と言われているにもかかわらず廃止できないのでしょうか？

そこで今回は、FAXの廃止に伴うメリットとデメリット、FAXの代替となる手段について徹底解説していきます。

FAXが時代遅れと話題に

SNSなどでは、FAXについては「時代遅れ」といったネガティブな声が多数上がっています。

すこし前までは一般家庭にもFAXつきの固定電話がある場合が多かったですが、最近は固定電話を廃止する家庭も出てきています。

そのため、10代～20代の若い世代はFAXを実際に使ったことがない人も多いようです。

職場に配属された新入社員がFAXの存在を知らず、使い方が分からないといった事態が発生することもしばしばあるようですね。

たしかに、書類や文書を送信したいのであればPDFをメールに添付すれば済むような気もしますが、なぜいまだに多くの企業でFAXが現役なのでしょうか？

FAXのメリットとデメリット

FAXのメリット

FAXが未だに多くの企業で使われているのは、次のような理由があると考えられます。

たとえば、取引先からの書類に署名や押印をして返送するという業務の場合、FAXであれば送られてきたものに直接署名や押印をして送り返すだけで済みます。

しかし電子メールを利用する場合、PDFを印刷→署名または押印→再びPDF化→メールに添付して送信という手間が発生してしまいます。

業務内容によっては、メールよりもFAXを使った方が早いかもしれません。

またFAXは電話回線を使用しているため、ネットやメールの利用が難しい環境でも外部と書類のやりとりをすることができます。

そして、FAXの料金は基本的に送信する側が負担しますが、料金は書類を送るのにかかった時間をもとに計算されます。

メールにPDFを添付するよりも手軽に書類を送れて料金も安いため、行政機関や医療機関、テレビ業界などではいまだにFAXが大活躍しているようです。

FAXのデメリット

続いて、FAXのデメリットについて解説します。

まず、紙文書の管理・保管には想像以上に手間とコストがかかります。

用紙自体のコストもそうですが、印刷するためのインク代や保管・管理の手間など…。

また、インターネットや電子メールであればセキュリティソフトなどで対策ができますが、電話回線を使用しているFAXはネットやメールに比べてセキュリティ対策がしにくいのが実情です。

個人情報や機密情報が記載されたFAXの送り先を間違えた…なんてこともあるかもしれません

また、近年では在宅勤務やリモートワークを取り入れる企業も増えてきました。

在宅勤務、リモートワークの普及に伴いペーパーレス化・電子化が推進されるようになってきましたが、FAX文化はペーパーレス化・電子化に真っ向から逆行するものと言えるでしょう。

FAXの廃止が難しい理由

FAXはメリットも多い一方で、管理の手間やコストの問題、セキュリティ上の問題など、さまざまなデメリットがあることが分かりました。

しかし多くの日本企業では、いまだにFAXは業務に欠かせないものとなっています。

なぜ、FAXは廃止できないのでしょうか？

FAXの廃止が難しい理由としては、次のようなものがあると考えられます。

職種によっては業務上の制約がある

特に業務でFAXをよく使うと言われているのが、行政機関や医療機関、警察などです。

この3つに共通しているのは、機密情報やデリケートな個人情報を扱うという点です。

たとえば医療機関であれば、患者の情報や治療内容などを他の病院に共有する際にFAXを用いる場合が多いです。

また警察などでも、捜査に関する情報のやりとりはFAXを用いておこなわれます。

医療機関や警察などでは、インターネットやメールは使わないのでしょうか？

実は医療機関や警察では、扱う情報の機密性の高さから、業務に用いるパソコンや電子機器は外部とネットワーク接続できない仕様になっているそうです。

同じ組織内であればメールなどでやりとりできるようですが、情報漏洩や外部からのハッキングなどを防ぐため、外部とはインターネットを介してやりとりできないようになっています。

そのため、外部と情報をやりとりする際には電話やFAXなどを用いなければならないという制約があります。

取引先や顧客がFAXを必要としている

近年、受注についてはネットFAXなどを用いてデータに切り替える企業も増えていますが、発注についてはまだまだFAXを使う企業も少なくありません。

発注する側からしてみれば、取引先に発注をデータ送信できるようにするシステムの構築には時間もコストもかかります。

そのため、データ送信に切り替えるくらいならFAXで発注できる別企業に乗り換えたいという実情もあるようです。

受注する企業にとっては、FAXを全面的に廃止するのは難しいのかもしれません。

代替手段が十分に普及していない

FAXの代替手段としては、次のようなものが考えられます。

まず、多くの人が一番に思い浮かべるのが電子メールだと思います。

電子メールにPDFファイルを添付することで、FAXと同様に文書のやりとりが可能です。しかし、文書をPDF化する手間や、受信後に印刷する手間とコストがかかります。

電子メールの場合、第三者に傍受されるなどセキュリティ面での不安も残ります。

インターネットFAXやデータ共有サービスは、ともに文書を電子化してデータとして閲覧できるサービスです。

特に、インターネットFAXは受信した文書を自動でフォルダーへ振り分け、保存してくれる機能がついている場合もあります。

FAX受注が多い企業にとっては、便利かもしれません。

しかし、インターネットFAXやデータ共有サービスはどちらも導入にはある程度の初期費用がかかります。

これらの代替手段が十分に普及しないかぎり、FAXの廃止は難しいでしょう。

まとめ

今回は、FAXが「時代遅れ」と言われながらも使われ続けている実態について、FAXを使うメリットとデメリット、廃止が難しい理由について解説しました。

SNSなどでは「FAXを使うなんて時代遅れ」「FAXは今まで使ったことがない」という人もいますが、文書をワンアクションで相手に送信できるため、職種によっては便利な場合もあります。

医療機関や警察など機密情報を扱う職種では、情報がもれないように外部とネットワークがつながっていないことがほとんどです。そういった場合、外部と情報をやりとりするのは電話回線を使用したFAXになります。

2021年には、当時の河野太郎行政・規制改革担当相が「将来的に霞が関からFAXを全廃する」という方針を打ち出し話題になりましたが、一般企業においても、FAXの廃止にはまだまだ課題がありそうです。